Использовать готовый HR-продукт или сделать свой?
Кейс: как в «Сима-ленде» сделали самописную систему для управления кандидатами
Артём Сабитов, заместитель директора департамента IT, руководитель проектов по HR-автоматизации компании «Сима-ленд»
При автоматизации HR-процессов возникает вопрос: купить готовое ПО или делать самим? Руководитель проектов по HR-автоматизации «Сима-ленд» Артём Сабитов рассказал о том, как в компании создали самописную систему по управлению кандидатами (HRM) на платформе 1С. Система управления кандидатами — это программное обеспечение, которое сегодня используется во всех департаментах компании.
Рассказываем, как работает система, сколько ресурсов понадобилось на реализацию проекта и в чем преимущества самописного продукта по сравнению с готовым.
Рассказываем, как работает система, сколько ресурсов понадобилось на реализацию проекта и в чем преимущества самописного продукта по сравнению с готовым.
Справка
«Сима-ленд» — крупнейшая в России оптовая компания, созданная в 2000 году. Головной офис находится в Екатеринбурге. Их клиенты: мелкие и крупные оптовики, торговые сети и простые розничные покупатели.
В HR-службе 100 человек, общий штат компании — более 11 000 человек. В наличии более миллиона наименований товаров из 50 стран мира, есть и собственные торговые марки.
В HR-службе 100 человек, общий штат компании — более 11 000 человек. В наличии более миллиона наименований товаров из 50 стран мира, есть и собственные торговые марки.
С чего началась работа над проектом?
С 2012 по 2019 годы в компании был E-Staff, но он не решал все необходимые задачи.
“
Нас не устраивал E-Staff. Очень хотелось систему, которую бы мы адаптировали именно под нашу компанию, под все её процессы. У нас 16 департаментов, и в каждом из них воронка подбора выстроена по-своему. Нам нужна была система, которая удовлетворила бы потребности всех департаментов
Поэтому решили не покупать систему под каждый департамент, а написать свою, куда будут подключены все сотрудники HR департамента. Изначально над проектом работал один программист, позже выделили еще нескольких.
Сейчас в компании «Сима-ленд» используется самописная система ATS по управлению кандидатами на платформе 1С, в которой ведут всех кандидатов. В стеке HR-автоматизации также находятся: два мобильных приложения (на iOS и Android) для рекрутинга, сервис для отправки push-уведомлений.
Еще есть более 20 дашбордов с показателями HR-отделов, отдельные сервисы опросов сотрудников, анкет кандидатов и мобильного приложения для сбора первичной информации при трудоустройстве, интегрированные c ATS.
Сейчас в компании «Сима-ленд» используется самописная система ATS по управлению кандидатами на платформе 1С, в которой ведут всех кандидатов. В стеке HR-автоматизации также находятся: два мобильных приложения (на iOS и Android) для рекрутинга, сервис для отправки push-уведомлений.
Еще есть более 20 дашбордов с показателями HR-отделов, отдельные сервисы опросов сотрудников, анкет кандидатов и мобильного приложения для сбора первичной информации при трудоустройстве, интегрированные c ATS.
“
У нас более 100 рекрутеров и база кандидатов в 400 000 человек, всё работает, все довольны. Поддерживать, конечно, не просто. Бывает что-то ломается. Например, разработчик сделал новую фичу, протестировали все механизмы, кроме трудоустройства. Кандидаты приходят утром на трудоустройство, а кадры не могут их отразить: потому что чуть-чуть недотестировали. Но один из плюсов разработки под 1С — оперативное исправление багов, поэтому все решается в течении пяти минут
Перед тем, как начать подобный проект, в компании стоит задаться вопросом: «А зачем это надо?». Если ответ устраивает, то обсудить с руководством все ключевые моменты, а самое главное — выстроить общее понимание того, что это даст компании.
Малому и среднему бизнесу, возможно, вовсе не нужна умная система. Но крупным компаниям с множеством бизнес-процессов и различными воронками подбора точно будет полезна система, которая будет управлять всем хаосом, консолидировать информацию, которую затем можно преобразовать в отчеты.
Покупать готовый продукт или же разрабатывать самим? Базовый функционал настроить легко (например, базу кандидатов и этапы воронки), но сложнее адаптировать систему под бизнес.
Малому и среднему бизнесу, возможно, вовсе не нужна умная система. Но крупным компаниям с множеством бизнес-процессов и различными воронками подбора точно будет полезна система, которая будет управлять всем хаосом, консолидировать информацию, которую затем можно преобразовать в отчеты.
Покупать готовый продукт или же разрабатывать самим? Базовый функционал настроить легко (например, базу кандидатов и этапы воронки), но сложнее адаптировать систему под бизнес.
“
Фишка в том, что каждая отдельная доработка готового продукта от провайдера под ваши «хотелки» будет стоить денег. И зарабатывают компании не на продаже системы, а именно на доработках. Самописный продукт, если позволяют ресурсы, будет выгоднее. Разработчику необязательно заниматься только этим проектом. Он может уделять ему 30% своего времени, а это примерно 30% его зарплаты
Основные функции ATS
На 2022 год в системе зашиты десятки функций и процессов, и этот список постоянно обновляется
база данных кандидатов и действующих сотрудников
ведение кандидатов по воронкам подбора
формирование электронных анкет для кандидатов
интеграция с пятью job-сайтами: размещение вакансий, загрузка и хранение откликов
аналитика и отчеты по подбору: воронка подбора, эффективность источников рекламы, эффективность рекрутеров
обмен данными с управленческой базой и ЗУПами организаций
фиксация кадровых перемещений сотрудников
создание заявок на доставку кандидатов корпоративным транспортом
формирование анонимных и не анонимных опросов для сотрудников с возможностью отправить всей компании в два клика
фиксация прохождения медосмотров
формирование журналов первичных инструктажей по ОТ и ПБ
интеграция с внутренним электронным документооборотом в компании по вопросам движения кандидата по воронке: согласование кандидата руководителем, согласование тестового дня для кандидата
Как устроены ключевые процессы в ATS
Задача системы — ослеживать жизненный цикл сотрудника с момента первого касания компанией до момента его увольнения. И вся история, которая у него была (где работал, в каком департаменте, кто был его руководителем, какие обучающие материалы изучал) — всё фиксируется.
Также система позволяет отслеживать средний период работы сотрудника. Например, в IT-департаменте работают в среднем по 6-7 лет.
Также система позволяет отслеживать средний период работы сотрудника. Например, в IT-департаменте работают в среднем по 6-7 лет.
“
Например, я познакомился на вечеринке со специалистом, который находится в поиске работы и готов рассмотреть наше предложение, я могу дистанционно из любой точки мира провести человека по воронке подбора через мобильное приложение и завтра его трудоустроят дистанционно
В ATS заведены все участники подбора, кроме руководителей. Их не подключают, чтобы не увеличивать нагрузку на базу. Руководители принимают участие в подборе из другой учетной системы.
Система представляет из себя справочник, где можно посмотреть персональные данные, этапы работы с кандидатом, комментарии от рекрутеров и блок работы с компетенциями.
Еще в компании решили отказаться от бумажных анкет. Это произошло в феврале 2019 года, и теперь бумаги нет ни в одном департаменте. Переход вместе с разработкой занял две недели. В компании экономят примерно 24 000 листов в год. Но и экономия всё же не только в самой бумаге, а в самом ценном ресурсе - рабочем времени рекрутера.
Система представляет из себя справочник, где можно посмотреть персональные данные, этапы работы с кандидатом, комментарии от рекрутеров и блок работы с компетенциями.
Еще в компании решили отказаться от бумажных анкет. Это произошло в феврале 2019 года, и теперь бумаги нет ни в одном департаменте. Переход вместе с разработкой занял две недели. В компании экономят примерно 24 000 листов в год. Но и экономия всё же не только в самой бумаге, а в самом ценном ресурсе - рабочем времени рекрутера.
“
С бумажными анкетами приходилось перемещаться от рабочего места до департамента по работе с персоналом, а ещё эти анкеты терялись, и приходилось просить человека заполнять эти два листа по-новой
Дополнительные функции ATS:
ATS помогает рекрутеру подобрать ближайший маршрут корпоративного транспорта для кандидата опираясь на его адрес проживания.
В системе рекрутеры ведут кандидата по этапам воронки, система дает обратную связь рекрутеру по результатам каждого этапа, а в случае с массовым подбором обратная связь дается и рекрутеру и кандидату. Каждое посещение кандидатом компании фиксируется на проходной, если человек приходит на интервью, система оповестит рекрутера об этом, если человек приходит на трудоустройство в распределительный центр система сама закажет на будущего сотрудника питание.
При трудоустройстве каждый кандидат заполняет краткую информацию о себе в мобильном приложении. Так, в системе появляются данные о увлечениях и хобби сотрудников. Если компании бросят вызов и предложат поиграть в хоккей, HR департамент за три минуты сможет получить список хоккеистов с контактными данными.
В системе рекрутеры ведут кандидата по этапам воронки, система дает обратную связь рекрутеру по результатам каждого этапа, а в случае с массовым подбором обратная связь дается и рекрутеру и кандидату. Каждое посещение кандидатом компании фиксируется на проходной, если человек приходит на интервью, система оповестит рекрутера об этом, если человек приходит на трудоустройство в распределительный центр система сама закажет на будущего сотрудника питание.
При трудоустройстве каждый кандидат заполняет краткую информацию о себе в мобильном приложении. Так, в системе появляются данные о увлечениях и хобби сотрудников. Если компании бросят вызов и предложат поиграть в хоккей, HR департамент за три минуты сможет получить список хоккеистов с контактными данными.
Сбор на турниры по шахматам или хоккею также проводят через ATS
Еще одна интересная функция — фиксация времени действия протокола проверки знаний по охране труда. У сотрудников склада должны проверять знания по охране труда каждый год, а у офисных сотрудников — раз в три года. Программа фиксирует дату переподписания и в нужный день напоминает службе охраны труда у кого необходимо провести проверку знаний.
Также в системе можно размещать вакансии и увидеть, сколько денег компания тратит на одного кандидата.
Вакансия создается в системе, размещается на zarplata.ru, hh, superjob, avito, rabota.sima-land.ru.
Также в системе можно размещать вакансии и увидеть, сколько денег компания тратит на одного кандидата.
Вакансия создается в системе, размещается на zarplata.ru, hh, superjob, avito, rabota.sima-land.ru.
“
У каждого департамента есть свой телевизор, на который выводится дашборд. В дашборде отражены основные оперативные показатели рекрутеров в текущем месяце, процент выполнения плана подбора. Наш аналитик даже разработал отчет анализирующий профессиональное выгорание рекрутера основываясь на его трудовых показателях за период
Ресурсы: сколько потратили на проект?
Весь процесс длится уже четвертый год. Первые два года были загружены по максимуму, потому что переносили базу кандидатов из E-staff, прописывали механизмы интеграции. Самым важным было придумать систему с гибкой настройкой воронки подбора, чтобы можно было настраивать воронку как для массового так и для точечного подбора.
В компании точно понимали, что нужно поделить массовый и точечный подбор. И это было сделано в первую очередь. Для массового подбора разработали бизнес-процесс и автоматизировали переход по этапам. Не рекрутер создает и выбирает даты, а программа переводит кандидата дальше на основе результатов прошлых этапов.
Важный пункт — стоимость проекта. На проект ушло порядка 6 млн рублей — по 1,5 млн в год.
В компании точно понимали, что нужно поделить массовый и точечный подбор. И это было сделано в первую очередь. Для массового подбора разработали бизнес-процесс и автоматизировали переход по этапам. Не рекрутер создает и выбирает даты, а программа переводит кандидата дальше на основе результатов прошлых этапов.
Важный пункт — стоимость проекта. На проект ушло порядка 6 млн рублей — по 1,5 млн в год.
“
Компания была готова выделить деньги, потому что вопрос поднимался давно. Мы изучали готовые решения под нашу компанию. По расчетам у нас выходило около 50 000 рублей в год на пользователя. Сейчас это что-то близкое нынешней стоимости системы. Но там, например, не было бы автобусов, опросов и так далее. У нас сейчас более 100 пользователей в системе. Мы выиграли в любом случае
С какими проблемами столкнулись при реализации проекта?
Основная сложность при внедрении тревел-подхода — руководители считают, что их опыт будет системно повторять: «Я же выжил, значит и новичок сможет», «Я и без плана адаптации всему научился».
Ещё одна сложность — структурирование порядка погружения новичка, потому что сами руководители не до конца понимали, как будет проходить адаптация новых сотрудников.
Ещё одна сложность — структурирование порядка погружения новичка, потому что сами руководители не до конца понимали, как будет проходить адаптация новых сотрудников.
“
У нас таких оказалось двое и они нам конкретно взорвали мозг. Мы сопоставляли данные, занесенные в базу, а у них у обоих в ЗУПе было по два паспорта: свой и чужой. Сидели и думали: «Так, а кто же из вас кто?». В итоге звонили им: один работал на тот момент, а другой нет
Еще одна сложность традиционно связана с сопротивлением сотрудников — отделы персонала долго притирались к системе, не все позитивно воспринимали новшества. С этим справлялись через обучение и беседы руководителей с сотрудниками.
В IT-сфере есть такое определение — минимально жизнеспособный продукт. Специалисты берут тот функционал, который необходим и достаточен для того, чтобы отказаться от одного продукта и перейти на другой. В нашем случае мы говорим про возможность заводить кандидатов, обновлять данные кандидатов и вести этапы воронки. Систему дорабатывают и по сей день, но количество задач сильно сократилось, так как почти все сферы деятельности департамента автоматизированы
Сначала в компании делали доработки по «хотелкам» отделов персонала, но потом поняли, что это нерабочая модель. Реализовывая что-то для одних, можно навредить другому отделу персонала. И теперь любая доработка выносится на обсуждение среди руководителей отделов персонала, чтобы никому не навредить.
В IT-сфере есть такое определение — минимально жизнеспособный продукт. Специалисты берут тот функционал, который необходим и достаточен для того, чтобы отказаться от одного продукта и перейти на другой. В нашем случае мы говорим про возможность заводить кандидатов, обновлять данные кандидатов и вести этапы воронки. Систему дорабатывают и по сей день, но количество задач сильно сократилось, так как почти все сферы деятельности департамента автоматизированы
Сначала в компании делали доработки по «хотелкам» отделов персонала, но потом поняли, что это нерабочая модель. Реализовывая что-то для одних, можно навредить другому отделу персонала. И теперь любая доработка выносится на обсуждение среди руководителей отделов персонала, чтобы никому не навредить.
“
Идеальный пример доработки — переход от бумажных анкет к электронным. Идеальный, потому что упростилась работа рекрутера, теперь анкету невозможно потерять, это действительно нужно было всем.
А если говорить про неудачный функционал: кандидат ночью открывает сайт и откликается сразу на шесть вакансий в «Сима-ленд» в разных подразделениях. Но у кандидата не может быть одновременно шесть запущенных воронок, иначе мы не правильно будем считать аналитику по воронке, ведь шесть звонков одному кандидату, это один кандидат на этапе звонок. Мы это заметили и поправили.
Сейчас же всё работает так: мы смотрим были ли у кандидата отклики за прошлый месяц и ставим кандидата на звонок по первому отклику, система при этом зафиксирует остальные отклики. В случае, если кандидат не подошел в подразделение по первому отклику, его рекрутер с согласия кандидата передаст его в другое подразделение, на которые был второй отклик
А если говорить про неудачный функционал: кандидат ночью открывает сайт и откликается сразу на шесть вакансий в «Сима-ленд» в разных подразделениях. Но у кандидата не может быть одновременно шесть запущенных воронок, иначе мы не правильно будем считать аналитику по воронке, ведь шесть звонков одному кандидату, это один кандидат на этапе звонок. Мы это заметили и поправили.
Сейчас же всё работает так: мы смотрим были ли у кандидата отклики за прошлый месяц и ставим кандидата на звонок по первому отклику, система при этом зафиксирует остальные отклики. В случае, если кандидат не подошел в подразделение по первому отклику, его рекрутер с согласия кандидата передаст его в другое подразделение, на которые был второй отклик
Департамент IT в «Сима-ленде»
Результаты проекта
В компании говорят, что посчитать сколько денег и времени сэкономили, сложно. Потому что, например, когда «Сима-ленд» покупал E-Staff (примерно за 200 000 рублей), то он остался у них навсегда и использовался с 2012 по 2019 годы, больше никому ничего не платили. Всё остальное шло на рекламу и зарплаты рекрутерам.
С внедрением ATS время рекрутеров высвободилось и появилось больше ресурсов для подбора. Выстроилась более удобная система публикации вакансий на джоб-бордах. Работают с каждым кандидатом, меньше вероятности кого-то потерять.
С внедрением ATS время рекрутеров высвободилось и появилось больше ресурсов для подбора. Выстроилась более удобная система публикации вакансий на джоб-бордах. Работают с каждым кандидатом, меньше вероятности кого-то потерять.
“
Посчитать выгоду...Если мне кто-то скажет на какие метрики можно опираться, но не совсем понимаю, а нужно ли? Сколько денег мы выиграли? Всё пустили в подбор
В «Сима-ленде» отмечают рост эффективности и количество трудоустроенных людей с 2019 года. Но для того, чтобы получить полную картину нужно смотреть и на трудоустройство времен E-Staff, но так как его вели недостаточно хорошо и не все кандидаты в него заносились, конкретных данных нет и не будет.
Если же говорить про количество трудоустроенных, то их показатель вырос на 30% за последний год.
Если же говорить про количество трудоустроенных, то их показатель вырос на 30% за последний год.
“
Сейчас мы заводим в систему расходы на подбор и формируем бюджет отдела персонала. Следующим шагом станет интеграция с рекламными кабинетами, чтобы понимать, сколько стоит кандидат, пришедший с рекламы в интернете
Сейчас в компании в разработке корпоративный портал, где будут разделы с онлайн и офлайн обучением, а бизнес-тренеры смогут создавать на основе результатов прохождения модулей обучения индивидуальную программу развития.
