Все этапы, которые существуют в реальной жизни, должны быть отображены в воронке. Процессы подбора джуниора или топ-менеджеров различаются, поэтому для каждой вакансии нужно создавать свою воронку с релевантными этапами.

Не пытайтесь утвердить процесс раз и навсегда — вместо этого наблюдайте и корректируйте воронки несколько раз, пока они не придут в соответствие с реальностью.

В тарифе Хантфлоу Базовый вы можете добавить неограниченное число воронок с любым количеством этапов.

Точность в указании источников нужна, чтобы понимать их эффективность и использовать те ресурсы, которые приносят вам больше всего кандидатов.

Некоторые источники нужно дробить на более мелкие — например, не просто «Кадровое агентство», а конкретное название, чтобы отследить эффективность каждого из них.

Оценить эффективность источников в Хантфлоу поможет распределение кандидатов по источникам внутри воронки в отчете «Работа по вакансиям»

Важно отслеживать, после какого этапа и по какой причине кандидаты отправляются в отказ. В справочник типовых причин нужно добавить все возможные причины и сформулировать их как можно точнее — например, «Несоответствующая квалификация», «Потеряна связь с кандидатом».

В Хантфлоу всю статистику по причинам отказов можно увидеть в отчете «Работа по вакансиям»

База кандидатов — это не просто список всех резюме, которые вы когда-либо работали. При правильном использовании это мощный инструмент, который позволит закрывать вакансии быстрее.

Важно фиксировать обратную связь: это поможет вспомнить, как прошло общение в прошлом, если вы снова встретитесь с кандидатом.

Все резюме должны храниться в одном месте и быть доступны в любой момент и с любого устройства. Если резюме хранится только в файлах на одном компьютере, его неудобно обсуждать с другими рекрутерами, а комментарии не сохранятся на будущее.

В Хантфлоу есть плагин «Волшебная кнопка», который работает во всех современных браузерах (Google Chrome, Firefox, Opera, Safari и Яндекс.Браузер) и позволяет сохранять резюме в один клик с десятков работных и профессиональных сайтов.

Если в базе есть дубликаты, то комментарии к одному резюме не сохранятся во втором — рано или поздно это приведет к путанице: рекрутер может снова написать кандидату, который уже отказал, но информация об этом сохранилась только в дубле резюме.

При добавлении нового резюме, Хантфлоу проверит, не копирует ли он резюме в базе. При этом проверяется не только номер телефона, но и имя кандидата — даже при написании транслитом.

Пробуйте разные каналы связи с кандидатом — как для его удобства, так и для повышения эффективности подбора. Не все кандидаты регулярно проверяют почту, но при этом могут ответить на ваше сообщение в Телеграм или Вотсап.

Вы можете писать кандидатам с рабочей почты, Телеграм и Вотсап прямо из Хантфлоу. При этом письма и ответы кандидатов, пришедшие в почту, сохранятся в их карточках.

Встреча в календаре — простой способ напомнить о собеседовании его участникам. Событие в календаре должно быть информативным: с указанием вакансии и ссылкой на резюме кандидата — так у заказчика будет возможность подготовиться заранее или открыть резюме прямо на встрече, а не искать ссылку в почте или сообщениях.

В Хантфлоу можно назначать собеседования в рабочий календарь — при этом Хантфлоу автоматически прикрепит кандидата, вакансию и резюме в приглашение участникам.

Вы уже общаетесь с заказчиками: узнаете, кого нужно нанять и требования к кандидатам, предоставляете ему резюме, назначаете собеседования. Скорее всего, этот процесс далек от идеала — для снятия заявки приходится вытягивать требования из заказчика, резюме присылают в личку и постоянно теряются, а по обратной связи не понятно, почему кандидат не подошел и кого нужно искать в будущем.

В тарифе Хантфлоу Базовый на каждого платного рекрутера доступны 5 рабочих мест заказчиков.

В первую очередь определите, как вы будете получать заявку на вакансию и составьте единую форму заявки. Это позволит правильно считать дату начала работы над вакансией и сразу получить все необходимые требования к кандидату.

Регламентируйте единый формат предоставления резюме заказчикам. Личные сообщения и почта — не лучший способ: вся переписка доступна только непосредственным участникам и будет недоступна, если рекрутер заболеет или уволится.

В тарифе Хантфлоу Базовый доступна одна форма заявки на вакансию, с которой вы можете узнать все необходимую информацию для начала подбора.

Заранее договоритесь с заказчиком о том, что некоторые часы в определенные дни будут забронированы для проведения собеседований, это позволит сэкономить время рекрутера и заказчика на обсуждении подходящего времени для интервью.

Договоритесь с заказчиком о форме обратной связи, который поможет рекрутеру понять критерии оценки заказчика. Стандартная форма фидбека упростит для заказчика его составление, а рекрутеру позволит получить всю необходимую информацию с первого раза.

В тарифе Хантфлоу Базовый доступна одна форма обратной связи, в которую вы можете добавить любые поля и вопросы.

Без ключевых метрик весь подбор строится на предположениях и интуиции, а успешные решения остаются незамеченными. Чтобы этого не происходило, нужно определить, какие показатели вы будете отслеживать, начать собирать данные и регулярно отслеживать статистику.

Нужно следить за разными показателями, чтобы понять, где есть проблемы, какие это проблемы, как их решить и что сделать, чтобы они не возникали.

Мы советуем начать со следующих метрик:

• количество новых резюме;
  
• динамика по ключевым этапам — сколько резюме было показано заказчикам, сколько было проведено интервью с одним рекрутером, сколько кандидатов получили оффер и так далее;
  
• причины отказов — анализ этих показателей поможет скорректировать описание вакансии, работу с кандидатом на первых этапах.

Чтобы обсуждать эти показатели и принимать решения, мы советуем назначить еженедельные совещания руководителя подбора (для небольшой компании — генерального директора) с рекрутерами, чтобы обсудить прогресс работы над вакансией, разобрать проблемные ситуации, составить план на следующий период работы. Так проблемы будут решаться практически в реальном времени, а значит, станет выше эффективность каждого рекрутера.