Об опыте клиники «Источник» и их боте по адаптации и обучению сотрудников мы уже писали. Выступление на сессии Яны Воргодяевой и Олеси Поповой стало расширенной версией кейса, где спикеры прояснили некоторые важные моменты.

Viber-бот для сотрудников медицинского центра работает вместо офлайн-мероприятий на большинстве этапов введения новичка в компанию. Этот мессенджер — самый популярный среди сотрудников, поэтому он стал площадкой для чат-бота.

Вот все этапы адаптации, которые раньше проводились лично сотрудниками HR-отдела «Источника»:

1. Стажировка
2. Подписание договора
3. Составление учебного плана
4. Работа с наставником
5. Экскурсия по филиалам
6. Обучение
7. Тестирование
8. Назначение в должность.

А вот какие этапы остались HR-менеджерам после внедрения бота:

1. Стажировка
2. Подписание договора
3. Назначение в должность.

Остальное проводится дистанционно, максимально автоматизированно и комфортно для всех участников процесса. Участники сессии узнали всё о нюансах этого процесса, о работе корпоративного портала, особенностях формирования сценария.

Некоторые результаты после внедрения бота:

• с 30 до 20 сократилось количество дней на подготовку нового сотрудника
• с 75 до 86 вырос процент успешно сдавших тестирование по итогам обучения.

После адаптационного периода бот служит помощником для взаимодействия с сотрудниками. Например, действует сервис «Подай идею»:

1. Работник заполняет форму с предложением каких-либо изменений внутри компании
2. Предложение автоматически передается через чат-бота контролирующим его сотрудникам
3. Идея обсуждается на общем собрании и в зависимости от результатов обсуждения внедряется или нет.

Еще через бота распространяются опросы сотрудников, важные сведения (например, о новых корпоративных правилах), он служит базой знаний о компании и ее культуре.

Целевая аудитория подбора с помощью бота — молодежь, кандидаты для ресторанов. «Своя компания» приводит их через Инстаграм и ВКонтакте, полностью закрывает потребность в линейном персонале.

ВКонтакте работает специальная группа Robochat, где любой может бесплатно сделать и запустить бота. Есть также и платные тарифы в зависимости от потребностей компании. В Robochat есть аналитика: подписавшиеся, отписавшиеся, количество сообщений и диалогов. Но главная плюшка — запись вопросов, на которые бот не смог ответить.

У «СК» есть job-группа, с участниками которой общается бот:

• Каждому новому участнику отправляется приветственное сообщение, а отписавшемуся — вопрос «Куда ты уходишь? Ты точно всё посмотрел?»
• Периодически отправляются полезные ссылки, вакансии и другие материалы
• Бот отвечает на вопросы соискателей
• Бот приглашает подписаться на страницу «Своей компании» в Инстаграме.

Бот может выполнять практически любую HR-функцию. На практике участники мероприятия разработали сценарии по направлениям:

• Первичный отбор
• Трудоустройство
• Мотивация
• Обучение
• Адаптация
• Обратная связь.

Используйте больше вопросов с предложенными вариантами ответа. Ограничения свободы выбора дают более эффективный результат.

Было много плотной работы, участники сессии очень активно включились в процесс и трудились до позднего вечера несмотря ни на что. Все устали, но получили много практики и общения, составляя свои сценарии.

Самым крутым моментом стал краш-тест написанных сценариев. Участники не только попробовали сделать своего бота, но и проанализировали, где могут возникнуть проблемы и бот может «сломаеться».

Яна Мустафина, участница мероприятия, поделилась с нами сценарием бота по первичному отбору, который разрабатывала их группа. Такой диалог можно использовать на практике:

• Для работы с мотивацией можно связать бота с CRM и персонализировать все сообщения для каждого конкретного сотрудника.

Можно отправлять человеку цифры о том, сколько остается до достижения месячного плана, или место в текущем рейтинге сотрудников отдела. Текстом можно похвалить или подбодрить сотрудника. Главное — добавить немного эмоциональности и не уходить в агрессию и другие неприятные эмоции.

• Если бот помогает трудоустраивать человека, то оптимально использовать его для подготовки всех документов. Сформируйте чек-лист и проводите по нему нового сотрудника.

Назначение даты медосмотра, подписания договора, обучения и любых других событий также можно организовать на основе чат-бота. Например, предлагать выбрать удобный день в календаре, перенести на удобное время, напомнить, что нужно сделать завтра.

• При обучении предлагать через бота разные модули и спрашивать, готов ли сегодня изучить. Оставлять возможность перенести обучение на удобное время, но контролировать процесс, не оставлять сотрудника совсем наедине с ботом, отслеживать проблемы в коммуникации и попытки не делать то, что необходимо.

• Для чат-бота по адаптации обязательно регулировать количество предлагаемой информации. Если дать сразу слишком много, человек может запутаться и бросить коммуникацию.

Важно также помнить, что если в процессе разработки вдруг поняли, что бот не нужен — не делайте его. Анализируйте, насколько выгодно решать задачу именно таким способом. Возможно, стоит передать боту небольшую часть работы, а остальное реализовывать другими способами.