Как оптимизировать бюджет отдела персонала и повысить выручку сезонного бизнеса
Оптимизировать управление фондом оплаты труда и сэкономить бюджет компании с помощью аутсорсингового персонала
Один из резидентов Клуба HR-mnenie Мила Максимовских поделилась опытом, который будет полезен сезонному бизнесу. Чем выгоден аутсорсинг для производственных предприятий: сколько сил, денег и людей потребовалось реализации проекта, как не ошибиться с выбором подрядчика, а в итоге — сэкономить 11% ФОТ и увеличить выручку на 9%.
Справка
Это кейс компании, которая занимается производством строительных материалов для звукоизоляции и шумоизоляции. В России действуют два завода, а управляющая компания — в Екатеринбурге.

Именно там несколько лет работала Мила Максимовских — руководителем департамента по управлению персоналом.
Аутсорсинг на заводе — с чего начать?
Мила Максимовских
Если в вашей компании сезонно интенсивный подбор персонала, а в несезон, как следствие, вынужденный перерасход фонда оплаты труда, то стоит задуматься об услугах аутсорсинга.

По словам Милы Максимовских, в 2019 году перед отделом персонала была поставлена задача — снизить расходы на ФОТ и решить проблему сезонности. Изначально проект запустили на одном заводе в Свердловской области, где требовался низкоквалифицированный персонал.
Весь строительный рынок зачастую зависит от сезона: как правило — с апреля и примерно до октября. В это время необходимость в персонале возрастает. Пик сезона — с июня по август. Мы заметили разницу в 35 человек по сравнению с осенью-зимой — держать в несезон такое количество людей было нецелесообразно. Потому решили попробовать аутсорсинговый персонал.

Изначально мы хотели аутсорсом закрыть примерно 20% часов от общего количества часов подразделений производства и склада

Мила Максимовских
Также в компании была и другая проблема: завод находится в небольшом городе Свердловской области и найти сразу же порядка 35 человек в сезон да еще и в штат — сложно. Это очень трудоемкий процесс.
Нужно пообщаться с кандидатом, показать производство, объяснить специфику работы, познакомить с начальником смены, с руководителем производства. И всё это временные затраты, в сезон мы не имели возможности отвлекать сотрудников на подбор персонала
Мила Максимовских
В марте 2019 года, после того, как в компании решили прибегнуть к помощи аутсорсинга, отдел персонала начал рассматривать варианты профильных компаний, запустил внутренний тендер и прописал техническое задание. Техзадание должно содержать информацию о видах работ и потребности в людях/часах на месяц, по дням и сменам, а также возможность обеспечения полного контроля за сотрудниками.

В апреле выбрали компанию, заключили договор и запустили процесс. Уже в июне были закрыты потребности.

У нас шла речь о низкоквалифицированном труде на производстве и складе, что не требует длительного обучения. Человек может приехать, пройти инструктаж за 15 минут и сразу же приступить к работе
Мила Максимовских
Весь процесс аутсорсинга контролировал руководитель производства. А всю сводную аналитику вела Мила Максимовских.
Аутсорсинговая компания
предоставляла предприятию соискателя (старший смены, мастер), который и получал мануал. Он выводил людей и полностью контролировал процесс — от прихода на работу и качества ее выполнения до ухода с производства
Руководитель производства
единоразово проводил совещание со старшим от аутсорсинга, где рассказывал, какие виды работ передаются приходящим сотрудникам аутсорсинга. Показывал, что человек должен сделать, к кому подойти, когда пришел на смену, куда не ходить на территории
Ответственный со стороны аутсорсинговой компании
постоянно присутствовал на объекте. В его зоне ответственности, чтобы сотрудники пришли вовремя, приняли задачу и сдали работу. Он уже в свою очередь передавал смену руководителю производства основной компании (часы закрыли)
Подбором сотрудников также занимался мастер от аутсорсинговой компании
а предприятие, таким образом, экономило время отдела персонала на рекрутинг
Если, например, новый сотрудник не вышел на смену или же выполняет работы не должным образом в течение часа, старший смены от внешней компании производит замену.
Зачастую у аутсорсинговых компаний есть пул сотрудников на замену. При выборе подрядчика обязательно обращать внимание на эту опцию. Обычно с апреля по октябрь — самая горячая пора, и если не хватает сотрудника, то предприятие проваливает следующие этапы, снижаются показатели общей выработки.
Было два случая, когда сотрудник аутсорсинговой компании переходил работать на завод. Рекрутеры узнавали при общении, что есть «толковые ребята с высшим образованием», но им было удобно работать на аутсорсе из-за оплаты по сменам или по неделям. Отработал, получил и потратил — такие условия подходили больше.

Рекрутеры иногда предлагали сотрудникам перейти на работу в штат предприятия с перспективой карьерного роста. Конечно, по условиям договора так делать нельзя, но между заводом и аутсорсинговой компанией была договоренность: сотрудник отрабатывает на аутсорсе два месяца, а после — может покинуть компанию подрядчика и попасть в штат нового работодателя.
С какими проблемами столкнулись
Были большие вопросы по дисциплине труда. Изначально аутсорсинговой компании озвучивают правила: нельзя появляться в нетрезвом виде и в неадекватном состоянии, нельзя нарушать технику безопасности. В первый месяц работы было много замен, но уже потом заметили тенденцию: сотрудники, которые приходят на завод — привыкают к работодателю и качественно выполняют поставленные задачи.
Возникали сложности: понятно, что низкоквалифицированный персонал не всегда выглядел должным образом или не соблюдал дисциплину. Были случаи, когда сотрудник приходит в нетрезвом виде, а мастеру невыгодно его не выводить на смену. Он его по-тихому проводит, а тот не может работать. Эти моменты проговаривали, договаривались, при повторном нарушении о штрафных санкциях, объясняли, что такие случаи не допустимы и контракт может быть расторгнут
Мила Максимовских
Еще одна сложность, с которой столкнулись — сотрудник от подрядной организации, приходя на завод, настроен работать полную смену (обычно 12 часов). А мастер говорит: «у тебя только 4 часа рабочего времени». Из-за этого возникали разногласия между рабочим и старшим по смене.

Такие конфликты решали переводом сотрудника на другие этапы работы (если он выходил только на упаковку товара, то через 4 часа его переводил на отгрузку материалов). Предприятию было выгодно, чтобы меньшим количеством людей закрывать все потребности в персонале.
Мы вели свой табель, где указывали, потребность на смену. Допустим, нам нужно пять человек, а мастер аутсорсинга выводит семь. Решили проблему благодаря плану на месяц и оперативному плану на трое суток. У производственного процесса много нюансов. Например, если не привезут сырье, то производственный план и план отгрузок меняется
Мила Максимовских
Сколько сэкономили?
При выборе аутсорсинговой компании важно обратить внимание на цену и качество услуги, а также рассчитать стоимость часа штатного сотрудника. На предприятии Милы Максимовских час штатного специалиста стоил 250 рублей, а в месяц один рабочий обходился в 41 тыс. рублей. В эту сумму входят: отчисления, ДМС, спецодежда и затраты на подбор.
Час работы аутсорсингового сотрудника стоит 190 рублей. Дополнительных затрат нет. При этом предприятие не предоставляет спецодежду — это делает аутсорсинговая компания (по условиям договора, это включено в оговоренную сумму — 190 р./час)
С аутсорсинговой компанией был заключен договор на почасовую оплату. Механизм следующий: у каждого сотрудника есть свой табель с указанием видов работы и времени (от 2000 часов на всех сотрудников в месяц, в сезон увеличивается до 3500 часов). При этом завод вел и свой табель, чтобы состыковать всю информацию. Платили компании-подрядчику как за оказание услуг с НДС, где тоже была экономия — можно вернуть налог.
Когда мы внедряли этот кейс, то не учли один факт: когда аутсорсинговая компания закрывает нам работы по часам (а это часы эффективной работы), то происходит это так: вывели сотрудника, он сделал все за 4 часа и ушел. А вот штатному сотруднику необходимо оплатить полную смену (обычно 11 часов), даже если эффективной работы было 4 часа. И мы поняли, что начали экономить на количестве отработанных часов (производительность считалась в компании относительно часов)
Мила Максимовских
Итоги реализации проекта
Когда в компании планировали запустить проект с аутсорсингом, то определили показатель экономии фонда оплаты труда в 7%. По результатам 2019 года руководство увидело снижение ФОТ на 11%, а выручка от годового плана увеличилась на 9%.
Общаюсь с коллегами до сих пор: этот опыт продолжают использовать, от аутсорсинга не отказались, потому что реально видно экономию и простоту сотрудничества. У руководителя производства зона управления сокращается на количество этого персонала. Потому что одно из условий работы с аутсорсинговыми компаниями — они сами контролируют своих людей
Мила Максимовских
Чуть позже, в 2020 году на предприятии решили опыт аутсорсинга перенести на другую производственную площадку, в другой город, где были более выгодные условия и большой выбор аутсорсинговых компаний. И уже в этот раз сотрудники поставили перед собой задачу — экономия ФОТ на 12%. За 10 месяцев 2020 года эти цифры реализовались.
Многие боятся сторонних людей на производстве, которые всё время меняются. Но их не надо бояться, нужно подготовиться, изучить все нюансы такого сотрудничества и грамотно составить техническое задание для компании аутсорсинга. Главное — правильно составить договор и прописать все условия работы.
Мила Максимовских
Made on
Tilda