История об удивительном сочетании большой компании и гибкости, свойственной малому бизнесу
Про адаптивность бизнеса 2020: как учесть все обстоятельства и эффективно изменить HR-процессы
В этом году тема здоровья сотрудников особенно часто звучит со всех сторон, и также неизбежно часто превращается в формализм. И во всей сложившейся обстановке важно не терять вектор, а решения принимать не просто быстро, а мгновенно.
Большинство руководителей отделов персонала только косвенно знают, как на самом деле можно обеспечить безопасные условия труда. И поэтому мы обратились к экспертам — компании «УГМК-Здоровье».
Директор по персоналу Кира Владимировна Шахова и кандидат медицинских наук, заведующий эпидемиологическим отделом, врач-эпидемиолог Татьяна Александровна Платонова рассказали, какие действия компании предпринимать в ситуации пандемии и что действительно помогает сохранить работоспособность коллектива.
Также поговорим о наработках компании: как перестроить HR-процессы и не потерять в эффективности подбора, обучения, корпоративных коммуникаций.
Большинство руководителей отделов персонала только косвенно знают, как на самом деле можно обеспечить безопасные условия труда. И поэтому мы обратились к экспертам — компании «УГМК-Здоровье».
Директор по персоналу Кира Владимировна Шахова и кандидат медицинских наук, заведующий эпидемиологическим отделом, врач-эпидемиолог Татьяна Александровна Платонова рассказали, какие действия компании предпринимать в ситуации пандемии и что действительно помогает сохранить работоспособность коллектива.
Также поговорим о наработках компании: как перестроить HR-процессы и не потерять в эффективности подбора, обучения, корпоративных коммуникаций.
Платонова Татьяна Александровна
кандидат медицинских наук, заведующий эпидемиологическим отделом
врач-эпидемиолог ООО «Европейский медицинский центр «УГМК-Здоровье»
кандидат медицинских наук, заведующий эпидемиологическим отделом
врач-эпидемиолог ООО «Европейский медицинский центр «УГМК-Здоровье»
Шахова Кира Владимировна
директор по персоналу ООО «Европейский медицинский центр «УГМК-Здоровье»
директор по персоналу ООО «Европейский медицинский центр «УГМК-Здоровье»
Как в «УГМК-Здоровье» предотвращают распространение коронавируса?
Кира Владимировна:
Безусловно, любой HR прекрасно понимает, что прибыль зависит от функционала его главного ресурса — от персонала. Чтобы его сохранить, мы, конечно, даем все комментарии для наших предприятий с учетом их деятельности, численности.
Татьяна Александровна:
Если говорить о создании безопасной среды на рабочих местах, то она складывается из многих аспектов. Один из ключевых — регулярное тестирование сотрудников на коронавирусную инфекцию. Но также мы обследуем и кандидатов для трудоустройства в нашу клинику, перед допуском на работу.
“
Действующих сотрудников мы тестируем не реже, чем один раз в неделю, а некоторые категории персонала — раз в 3 дня, что еще значительнее снижает риски. Если человек выходит после отсутствия на работе более семи дней, то тоже в любом случае тестируется.
Еще есть отдельные стандарты обследования для сотрудников, которые уже переболели коронавирусом. В течение месяца после выхода на работу мы обследуем из методом ПЦР, а в последующем контролируем наличие антител, чтобы знать, защищен ли человек от заболевания в дальнейшем.
Самое главное — эти регулярные обследования персонала позволяют поддерживать работоспособность компании, своевременно изолировать потенциальные источники инфекции от коллектива. Нужно помнить, что человек может иметь бессимптомное течение болезни. И уже есть очень большое количество публикаций о равной опасности бессимптомной инфекции и яркой клиники заболевания, с респираторной инфекцией и пневмониями.
Самое главное — эти регулярные обследования персонала позволяют поддерживать работоспособность компании, своевременно изолировать потенциальные источники инфекции от коллектива. Нужно помнить, что человек может иметь бессимптомное течение болезни. И уже есть очень большое количество публикаций о равной опасности бессимптомной инфекции и яркой клиники заболевания, с респираторной инфекцией и пневмониями.
О каких масштабах системы охраны здоровья сотрудников идет речь?
Кира Владимировна:
Сейчас только в нашей клинике численность сотрудников — более 1 500 человек.
Как вы помните, государственные распоряжения от Минздрава и Роспотребнадзора, указы губернатора и президента, выходили с очень большой скоростью. Нужно было не просто реагировать очень быстро, а работать на опережение. Ситуацию мы мониторили и мониторим ежедневно.
Различные управленческие решения принимаются на заседании оперативного штаба компании по профилактике и предупреждению коронавирусной инфекции. Как только началась пандемия, сразу была задача: обеспечить все необходимые меры безопасности для непрерывной работы клиники.
Мы быстро адаптировались к текущей обстановке. Отправили часть персонала на удаленную работу. Но у нас даже немедицинский персонал всё равно должен быть очно в клинике. Поэтому мы перевели на удаленку не более 5% от общего числа сотрудников. В основном это экономические отделы, бухгалтерия.
Как вы помните, государственные распоряжения от Минздрава и Роспотребнадзора, указы губернатора и президента, выходили с очень большой скоростью. Нужно было не просто реагировать очень быстро, а работать на опережение. Ситуацию мы мониторили и мониторим ежедневно.
Различные управленческие решения принимаются на заседании оперативного штаба компании по профилактике и предупреждению коронавирусной инфекции. Как только началась пандемия, сразу была задача: обеспечить все необходимые меры безопасности для непрерывной работы клиники.
Мы быстро адаптировались к текущей обстановке. Отправили часть персонала на удаленную работу. Но у нас даже немедицинский персонал всё равно должен быть очно в клинике. Поэтому мы перевели на удаленку не более 5% от общего числа сотрудников. В основном это экономические отделы, бухгалтерия.
“
Когда мы поняли, что теперь нужно играть по другим правилам, то ввели плавающие графики. Посчитали, какое количество людей по нормативам может находиться в помещении вместе, и создали новый гибкий график работы, по которому сотрудники по очереди присутствовали в клинике.
Как можно просто оставить людей без работы? Я знаю организации, которые отправляли людей в неоплачиваемый отпуск или были какие-то сокращения. У нас за всё время пандемии не было сокращено ни одного человека, ни одного не было отправлено домой без содержания. В первую очередь наша компания ориентирована на людей и их благополучие. Ведь это же наш кадровый состав, который мы с таким усилием собирали!
Какой минимум мер предосторожности нужно применять среднестатистической компании?
Татьяна Александровна:
Главное — соблюдать социальную дистанцию и на определенном расстоянии выстроить рабочие места. Должна быть дистанция не менее 1,5-2 метров между людьми. Также мы учитываем площадь: не более 5 человек должны находиться в помещении площадью до 50 метров.
И важно, чтобы во всех офисных помещениях сотрудники использовали маски. Это неудобно, некомфортно, но как показывают различные научные исследования и публикации, это эффективная мера. Если оба человека находятся в маске, это существенно снижает риск передачи вируса.
И важно, чтобы во всех офисных помещениях сотрудники использовали маски. Это неудобно, некомфортно, но как показывают различные научные исследования и публикации, это эффективная мера. Если оба человека находятся в маске, это существенно снижает риск передачи вируса.
Как все ограничения отразились
на работе HR-службы?
на работе HR-службы?
Кира Владимировна:
HR — всем пример в компании. Поэтому у службы персонала появилась новая форма одежды: щиток, маска, перчатки, с собой — флакончик антисептика.
Если говорить про обучение, то все очные занятия были запрещены. Что касается медицинского персонала, то был указ Минздрава, по которому до 2021 года у всех сертификатов и квалификационных документов об образовании был продлен срок действия.
Если говорить про обучение, то все очные занятия были запрещены. Что касается медицинского персонала, то был указ Минздрава, по которому до 2021 года у всех сертификатов и квалификационных документов об образовании был продлен срок действия.
“
В Центре по обучению и развитию персонала новые очные программы на время остановили и сосредоточились на усилении имеющихся программ, инструментов и ресурсов.
Единственное, что мы сделали новое — записали некоторые обучающие вебинары, и это было в новом красивом формате. Но, конечно, мы понимаем, что не всем сотрудникам подходит такая форма обучения.
Мы перестали очно собеседовать людей. В банке, допустим, можно выделить какое-то отдельное помещение для этого, чтобы человек заходил сугубо в него. У нас же кандидат или стажер, который приходит к нам, сразу активно перемещается по всей клинике.
Поэтому чтобы не подвергать риску пациентов и коллег, мы перевели собеседования в онлайн-формат. При этом кандидаты проходили типовые собеседования, в два этапа. Далее, прежде, чем вывести на работу стажера, мы делаем обследование на коронавирус.
Еще у нас появился чек-лист, по которому мы у кандидатов спрашиваем не только про опыт работы и образование, но и выясняем, выезжали ли они за границу, есть ли у них температура, контактировали ли они с кем-то с симптомами. Я даже писала обращение к персоналу: если вы не верите в вирус — это ваше право, но не подвергайте опасности других людей.
Мы оставили всего 10-15% от всего подбора, и это были только те, кто выходит на замещение (в связи с декретом, например). Поэтому мы выводили новых людей только на такие срочные позиции.
У нас есть годовой план по подбору, который сейчас мы перевели в ручной режим. Корректировки проходят каждый месяц.
Мы перестали очно собеседовать людей. В банке, допустим, можно выделить какое-то отдельное помещение для этого, чтобы человек заходил сугубо в него. У нас же кандидат или стажер, который приходит к нам, сразу активно перемещается по всей клинике.
Поэтому чтобы не подвергать риску пациентов и коллег, мы перевели собеседования в онлайн-формат. При этом кандидаты проходили типовые собеседования, в два этапа. Далее, прежде, чем вывести на работу стажера, мы делаем обследование на коронавирус.
Еще у нас появился чек-лист, по которому мы у кандидатов спрашиваем не только про опыт работы и образование, но и выясняем, выезжали ли они за границу, есть ли у них температура, контактировали ли они с кем-то с симптомами. Я даже писала обращение к персоналу: если вы не верите в вирус — это ваше право, но не подвергайте опасности других людей.
Мы оставили всего 10-15% от всего подбора, и это были только те, кто выходит на замещение (в связи с декретом, например). Поэтому мы выводили новых людей только на такие срочные позиции.
У нас есть годовой план по подбору, который сейчас мы перевели в ручной режим. Корректировки проходят каждый месяц.
Как вы коммуницируете с кандидатами
из внешнего кадрового резерва?
из внешнего кадрового резерва?
Кира Владимировна:
Человек пишет нам на сайте или в Инстаграме, ему сразу отвечает закрепленный для этого специалист. Они начинают общаться, присылают резюме, которое мы регистрируем в электронную систему компании. Затем мы проводим собеседование по скайпу. Кандидату объясняем, что если откроется вакансия, то мы к нему обратимся.
Сейчас мы планируем делать регулярную рассылку по таким кандидатам, через подписку на сайте на наши вакансии. Также делаем прозвон, когда появляется новая вакансия.
Сейчас мы планируем делать регулярную рассылку по таким кандидатам, через подписку на сайте на наши вакансии. Также делаем прозвон, когда появляется новая вакансия.
А из других компаний с вами консультируются
по поводу контроля здоровья сотрудников?
по поводу контроля здоровья сотрудников?
Татьяна Александровна:
У нас есть ряд компаний, для которых мы проводим тестирование, и в которых выявлялись положительные случаи. Мы их консультируем, рассказываем, какой алгоритм действий применять в зависимости от конкретного случая. Также обсуждаем все дополнительные профилактические мероприятия.
В июне-июле мы работали в таком ключе со многими корпоративными клиентами.
В июне-июле мы работали в таком ключе со многими корпоративными клиентами.
Как вы сохранили команду, когда в ней резко разрываются все коммуникации?
Кира Владимировна:
Я считаю, что нам помогает то, что мы много времени уделяли формированию гибкости у сотрудников. Что выявила пандемия, и что можно отнести в копилочку HR-службы — команда реально поддерживает друг друга. Наши сотрудники очень сплотились.
Были ситуации, когда сотрудник не мог выйти на работу. Сразу же находился тот, кто брал на себя его задачи совершенно бесплатно, по личной инициативе, не просил никакую доплату. Были ситуации, когда сотруднику нужны были деньги. И, например, ее коллега предложила отдать ей свои смены. Это реально трогает.
Люди подставляют друг другу плечо. Есть сотрудники, которые вели себя очень гибко, могли подстроиться, поэтому такого уровня стресса, какой мог быть, не было.
Были ситуации, когда сотрудник не мог выйти на работу. Сразу же находился тот, кто брал на себя его задачи совершенно бесплатно, по личной инициативе, не просил никакую доплату. Были ситуации, когда сотруднику нужны были деньги. И, например, ее коллега предложила отдать ей свои смены. Это реально трогает.
Люди подставляют друг другу плечо. Есть сотрудники, которые вели себя очень гибко, могли подстроиться, поэтому такого уровня стресса, какой мог быть, не было.
Как вы работаете с корпоративной культурой
в ситуации ограничений?
в ситуации ограничений?
Кира Владимировна:
Мы усилили работу с инструментами, которые предполагают неочный формат. Наш HR-Инстаграм заработал немного по-другому: стало больше сторис, постов, направленных на усиление связей в коллективе. Мы подчеркиваем, как мы сплотились!
Стали регулярно общаться в формате онлайн-конференций, небольшими группами. Не только проводить совещания, но и просто устраивать открытые обсуждения.
Стали регулярно общаться в формате онлайн-конференций, небольшими группами. Не только проводить совещания, но и просто устраивать открытые обсуждения.
“
Что касается адаптации, то был составлен график, чтобы руководитель мог лично пообщаться и показать процесс работы. С каждым стажером отдельно.
Наши руководители во время обхода своих подразделений стали чаще общаться с людьми на личные темы. В общение в коллективе добавилось больше эмоционального и личного. Это можно назвать даже небольшим лайфхаком: не просто провести рабочий диалог про распорядок дня, например, а поговорить с человеком.
Для поддержки команды мы активно проводили конкурсы. Например, для детей сотрудников конкурс детского рисунка на 9 мая. Такие обыкновенные доступные вещи очень хорошо помогают почувствовать привычные будни коллективу.
Для поддержки команды мы активно проводили конкурсы. Например, для детей сотрудников конкурс детского рисунка на 9 мая. Такие обыкновенные доступные вещи очень хорошо помогают почувствовать привычные будни коллективу.
Мы всячески показывали людям, что жизнь есть. Как говорится: если ты не можешь изменить ситуацию, измени подход к ней. Посмотри с другой стороны и немножко поменяй формат!
